Certificati, ricevute, bollette, esami clinici, contratti, dichiarazione dei redditi. La maggior parte di questi documenti sono ancora affidati alla carta e la tendenza ad impilarli in un angolo (insieme ad altra carta) e dimenticarli là, è frequente. Purtroppo però quando ci serviranno per una specifica esigenza, la difficoltà di recupero è molto alta.
Creare un archivio e mantenerlo in ordine, dopo un piccolo sforzo di organizzazione porta tanti benefici:
- Aiuta a ridurre lo stress: se devi dimostrare di aver pagato una multa o devi recuperare dei documenti per un controllo fiscale sai già che saranno nel loro posto dedicato.
- Ti fa risparmiare tempo: tutto ha il suo posto prestabilito e sai già dove trovare quello che ti serve.
- Facilita la ricerca: anche gli altri membri della famiglia trovano il documento che serve con facilità.
- Ti fa risparmiare denaro: eviti di duplicare pagamenti già fatti perché non trovi le ricevute o di pagare sanzioni aggiuntive perché non hai fatto fronte a quelli dovuti.
Un archivio impostato bene deve essere innanzitutto semplice e intuitivo, in modo da poter essere aggiornato e consultato da persone diverse.
I PASSI FONDAMENTALI PER ARCHIVIARE I DOCUMENTI E TENERLI IN ORDINE.
1| Raduna in un unico punto della casa tutto ciò che deve essere archiviato e elimina subito la carta non necessaria (scontrini, volantini della pizzeria, depliant supermercato).
2| Tra i documenti ti capiterà di trovare qualche documento non più utile o fogli che non devi archiviare. Mentre fai questa cernita tieni a portata di mano una scatola di cartone o un sacchetto di carta per buttare la carta in eccesso.
3| Il materiale rimasto va suddiviso in gruppi in base a macro argomenti; si possono creare dei faldoni con relative etichette secondo la quantità di documenti da archiviare. Successivamente, si possono creare delle categorie e sottocategorie in cartellette anche queste etichettate limitandole a un numero essenziale. Ogni faldone etichettato conterrà una categoria di documenti ben precisa (casa, lavoro, auto, banca) che sarà suddivisa in sottocategorie di documenti (casa: rogito, tasse immobile, utenze…) conservati in cartellette etichettate.
4| All’interno dei faldoni o delle cartelle, l’ideale è sistemare i documenti in ordine cronologico, dal più datato al più recente, avendo cura di lasciare in evidenza le cose su cui è ancora necessario agire: bollette ancora da saldare, scadenze, rate da corrispondere.
5| Decidi un luogo dove conservare e archiviare i tuoi documenti (un mobile in salotto, nello sgabuzzino, in una camera jolly).
6| A scadenze regolari, una o due volte all’anno, è utile fare una revisione delle cartelle per togliere e buttare i documenti scaduti o che non servono più.
7| Per buttare i documenti a fine utilizzo, ricicla il più possibile la carta, differenziandola, facendo attenzione a distruggerli o ridurli in piccoli pezzi, in modo da renderli illeggibili: contengono sempre dati personali e sensibili che vanno tenuti riservati!
Se devi acquistare dei faldoni, la scelta è molto vasta e variegata. Io ti consiglio dei faldoni ad anelli (Clicca qui!) del colore e della fantasia che più ti piace.
COME IMPOSTARE UN ARCHIVIO DIGITALE.
Sempre più di frequente, i gestori di servizi o delle utenze mettono a disposizione i documenti in formato digitale. Ciò permette ovviamente di risparmiare spazio e di ridurre notevolmente l’utilizzo di carta (anche l’ambiente ne giova moltissimo!).
In questo caso, si può ricreare sul PC, un archivio suddiviso per cartelle e sottocartelle, in coerenza con quello cartaceo.
Dei documenti più importanti in formato cartaceo (rogito, atti notarili, certificati anagrafici, contratti di lavoro, esami clinici), effettua una scansione e conservane una copia anche nell’archivio digitale. Questo ti tutela in caso di danneggiamento o smarrimento.
PER QUANTO TEMPO DEVO CONSERVARE UN DOCUMENTO.
Il tempo di conservazione dei documenti varia a seconda della tipologia e della relativa normativa di riferimento. Molte volte si ha il timore di eliminare un documento perché si pensa di averne bisogno in futuro.
Altroconsumo nell’articolo “La tabella dei documenti da conservare per 5, 10 o 20 anni” elenca le tipologie di documenti che dovresti conservare e per quanto tempo in base alla loro utilità.
Il segreto perché un sistema di archiviazione sia efficace è renderlo il meno complicato possibile.
✭ Se questo lavoro ti mette ansia, non sai da dove iniziare o non riesci ad affrontarlo da sola, scrivimi a arianna@ordinenaturale.it e lo faremo insieme.
Dopo una prima telefonata in cui mi racconti dei documenti da riorganizzare e delle tue esigenze, ti mando il preventivo e se accetti organizziamo il nostro lavoro online oppure direttamente a casa tua. Guarda la pagina dei miei SERVIZI.
Allora cosa aspetti? Rimboccati le maniche e inizia a mettere ordine tra le scartoffie che stazionano sulle superfici della tua casa.
