21 agosto. Primo giorno di lavoro.
Accendo il mio computer carica, energica, pronta a riordinare il mondo, invece…
Apro Mail sul mio Mac: 136 mail non lette nella casella di posta!
Ecco, tutto quello che mi ero programmata di fare quella mattina viene offuscato da tutte quelle letterine che richiedono la mia attenzione!
Hai anche tu vissuto questa scena? Ovviamente, non le si può ignorare. Bisogna affrontarle. Certamente un numero così consistente di mail è difficile da gestire.
Cosa ho fatto e cosa ti posso suggerire di fare per uscire da questa situazione frustrante?
1| Prendere un appuntamento con la tua casella di posta. Mi sono programmata un’ora nel momento della giornata dove le mie energie sono più scariche (il primo pomeriggio). È importante circoscrivere un momento dedicato alle mail. Il rischio che corriamo mentre lavoriamo è interrompere il flusso di lavoro ogni volta che ci arriva una notifica. Questa distrazione è letale per la nostra produttività.
2| Fai una prima scrematura. Se sai che una Newsletter non la leggerai più, disiscriviti. Oppure, trova un momento, fuori dall’orario di lavoro (sabato mattina mentre bevi il caffè) per leggerti tutte le Newsletter che ti sono arrivate. Elimina anche le notifiche non importanti.
3| Affronta le mail per priorità. Le mail di lavoro, di clienti, o colleghi dovrebbero essere affrontate per prime. Ho risposto immediatamente a quelle che richiedevano la mia attenzione immediata, le più urgenti. Poi ho risposto a quelle importanti.
4| Utilizza le etichette, le categorie e le cartelle. Molte caselle di posta consentono di etichettare o categorizzare le email. Assegna etichette come “Da Leggere”, “Da Rispondere”, “Da Inoltrare” per organizzare meglio le email in base alle azioni richieste. Questa organizzazione ti permette di trovare più velocemente una mail, di rispondere in maniera adeguata e in tempi brevi a una determinata richiesta, di smaltire in maniera efficace il lavoro arretrato.
Affrontare un gran numero di email richiede pazienza e organizzazione. Io ci ho messo un’ora spezzata in due giornate. Se fossero state E-mail di futuri clienti che richiedevano le mie consulenze di organizzazione ci avrei messo molto molto meno!!! Ahahaha!
Dopo questa esperienza mi sono fissata un obiettivo: entro il 30 settembre guardare tutti i 4255 messaggi di posta che ho nel mio server di posta elettronica e decidere se eliminarli o archiviarli.
Ti consiglio di leggere l’articolo, un po’ crudo ma necessario, tratto da Linkiesta che ci fa capire quanto ricevere troppi messaggi aumenta lo stress, peggiora lo stato psico-fisico e diminuisce la produttività lavorativa.
Come puoi vedere, sulla gestione delle mail ci devo lavorare (parecchio direi).
Non si può essere organizzate in tutto! 😉