Arianna Ordine Naturale – Professional Organizer

Agenda cartacea o digitale? Quale scegliere?

compilazione dell'agenda

Ogni mattina, appena inizio a lavorare, la prima cosa che faccio non è guardare le mail, ma consulto la mia agenda cartacea (il mio bullet journal), guardo il mio calendario editoriale, le attività che mi aspettano, gli appuntamenti che ho preso. 

Io sono sempre stata da agenda cartacea. Infatti, in questo periodo dell’anno amo andare nelle cartolerie o librerie e vedere cosa il mercato delle agende cartacee offre. 

Ce ne sono di tutti i tipi, di diversi colori, elaborate, minimaliste, ricche di planner, scolastiche, annuali, precompilate, da compilare… 

Ci sono persone invece, come mio marito e alcune mie amiche, che si trovano benissimo utilizzando solo le agende digitali: Google Calendar, Moleskine Timepage, Timetree, Asana. Ce n’è veramente di tutti i tipi e per tutti i gusti.

 

Anche io utilizzo Google Calendar per segnare gli appuntamenti di lavoro quando sono in giro e condividere le attività familiari con mio marito. Inoltre, l’avviso di promemoria lo trovo utilissimo. 

 

La pianificazione del tempo, su carta o su digitale, ti consente di avere il pieno controllo delle tue attività, di evitare di perdere un incontro, un appuntamento o un compleanno e di ricavare qualche ora libera da dedicare a te stessa. 

 

Vuoi iniziare a gestire il tuo tempo in maniera efficace e liberare la tua testa dai promemoria di tutte le  attività che devi svolgere durante la giornata? Inizia decidendo lo strumento più adatto a te! 

 

L’agenda migliore è quella che si adatta alle tue esigenze. 

 

agenda giornaliera cartacea

 

Analizziamo i pro dell’agenda cartacea e digitale.

Io sono soggetta al “fascino della carta” come tante persone. Quindi, quando in passato (prima del bujo), dovevo scegliere l’agenda da utilizzare l’anno successivo, non mi sono mai posta il problema “cartacea o digitale?”. Ma se sei nel dubbio questo articolo fa per te.

 

L’agenda cartacea:

  • dura tendenzialmente un anno e lascia traccia di tutti gli appuntamenti passati;
  • da libero sfogo alla tua creatività;
  • ti terrà sempre con i piedi per terra e ti distrarrà meno dell’agenda digitale;
  • ha diversi formati verticale o orizzontale, grande o tascabile, con le date o senza, a righe o quadretti… 
  • non ha mai la batteria scarica.

 

L’agenda digitale:

  • ti permette di avere contemporaneamente un’agenda giornaliera, settimanale e mensile cambiando solo la visualizzazione;
  • non occupa spazio fisico come la cartacea, specie se tieni uno storico;
  • ti permette di condividere con altre persone le attività di cui ti devi occupare (familiari, colleghi, amici) grazie ai vari servizi di cloud;
  • non rischi di dimenticarla a casa (chi esce senza smartphone?);
  • non la puoi perdere (se perdi lo smartphone o il tablet hai sempre il cloud).

 

Prova per un mesetto il metodo che hai scelto, prima di decidere se funziona o no per te: ti dimentichi di consultarla? Trovi che sia troppo complicato apportare delle modifiche? Ci vuole troppo tempo per trovare i tuoi impegni?

 

Per quanto mi riguarda, sono parecchi anni che uso il bullet journal e da circa 2 anni ho capito che ho bisogno di integrarlo con Google Calendar.

 

Google calendar

 

Attenzione! Non riempire la tua agenda di troppi impegni che non riuscirai a portare a termine. Prevedi dei tempi di intervallo tra un’attività e l’altra per prevenire ritardi, valutare i prossimi impegni e non essere con l’acqua alla gola.   

 

Suggerimenti di organizzazione generale:

 

    • Quando aggiungi i compleanni sulla tua agenda, scrivi anche una settimana prima un promemoria che ti ricordi di comprare il regalo.
    • Se utilizzi lo strumento digitale, aggiungi alle note, il regalo che ti viene in mente da regalare per un compleanno o evento.
    • Oltre a segnarti sull’agenda un appuntamento, scrivi anche l’indirizzo del luogo e il nome e il numero di telefono di chi devi incontrare.
    • Se hai una riunione online, un webinar o una call, allega alla tua agenda digitale il link per accedervi.
    • Se hai delle scadenze a lungo termine, un promemoria mensile può essere utile per non dimenticarti.
    • Nella tua agenda cartacea utilizza gli evidenziatori e le linguette colorate per distinguere le tue attività personali da quelle lavorative, i compleanni e lo sport.
    • Le agende non si auto pianificano. Quindi, ti consiglio di ricavarti 20 minuti, la domenica sera, per predisporre la tua agenda al programma della settimana a venire. Questo appuntamento ti tiene al passo con i tuoi impegni e ti dà il tempo di predisporti mentalmente alla settimana a venire.

 

Se invece ancora non riesci a gestire il tuo tempo, nulla va come ti eri programmata, sei in balia degli eventi e dei continui imprevisti e non riesci più a controllare le normali attività quotidiane, hai chiaramente bisogno di un aiuto. Affidati a me!

Ti progetterò una gestione del tempo personalizzata, semplice, mirata ed efficace.

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